有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。 　　

　　★■二、格式不规范 　　

　　公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。 　　

　　★■三、行文规则混乱 　　

　　（一）越级行文。 　　

　　（二）多头行文。 　　

　　（三）请示一文多事。 　　

　　（四）党政不分。 　　

　　★■四、提法不当 　　

　　有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。 　　

　　★■五、名称表述混乱 　　

　　公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。　　

　　★■六、时间表述含糊 　　

　　(一)用时间代名词而不用具体日期。 　　

　　(二)年份随意省略。

　　(三)年份不使用公元纪年。 　　

　　★■七、用词不当 　　

　　(一)词义误用。 　　

　　(二)生造词语。 　　

　　(三)词语使用不当。 　　

　　(四)滥用模糊词语。 　　

　　★■八、不符合语法 　　

　　不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。　　

　　（一）成分残缺。 　　

　　（二）成分多余。 　　

　　（三）搭配不当。 　　

　　（四）语序不当。 　　

　　★■九、数字使用不统一 　

　　公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：　　

　　（一）是数字概念不清楚。 　　

　　（二）是数字概念不准确。 　　

　　（三）是数字书写形式不统一。